Datenschutzerklärung Bewerbungsverfahren
Informationen zur Datenerhebung, Verarbeitung und Nutzung persönlicher Daten im Bewerbungsverfahren
Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,
nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 EU-DS-GVO) im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung. Im ersten Abschnitt dieses Informationsblatts finden Sie allgemeine Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und den Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüchen und Rechten. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, ist im zweiten Abschnitt – Besondere Informationen – spezifiziert.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
ingenhoven architects gmbh
Plange Mühle 1
40221 Düsseldorf
Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
ingenhoven architects gmbh
z.Hd. Datenschutzbeauftragten
Plange Mühle 1
40221 Düsseldorf
oder per E-Mail an: datenschutz@ingenhovenarchitects.com
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklag mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu), die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Diese Daten entstammen den von Ihnen zugesandten Unterlagen (Anschreiben, Passbild, Lebenslauf, Zeugnisse). Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DS-GVO), zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) EU-DS-GVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung, Datenkategorien sowie sowie die entsprechende Quellen finden Sie im Abschnitt Besondere Informationen.
Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb der ingenhoven architects gmbh erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und
die potentiellen Vorgesetzten.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Wenn es im Anschluss des Bewerbungsverfahrens zu einem Beschäftigungsverhältnis/Ausbildungsverhältnis/Praktikum kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage beim Bewerber. Spätestens 6 Monate nach Zugang der Absage werden die Daten anonymisiert. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist. Gegebenenfalls erhalten Sie trotz einer Absage in einem konkreten Bewerbungsverfahren eine Einladung für einen sogenannten „Bewerberpool“ für künftige Stellenausschreibungen bei der ingenhoven architects gmbh. Im Falle Ihrer Einwilligung werden Ihre Bewerbungsdaten für jeweils drei weitere Monate gespeichert. Alle drei Monate müssen Sie erneut einwilligen, dass Sie im Bewerberpool verbleiben möchten. Sollten Sie auf diese Nachfrage nicht innerhalb von 14 Tagen reagieren, so werden Ihre Unterlagen nach weiteren 6 Monaten anonymisiert. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 EU-DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 EU-DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 EU-DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 EU-DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 EU-DS-GVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt – Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen wenden.
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-DS-GVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 EU-DS-GVO widersprechen.
Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 EU-DS-GVO“. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 EU-DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein - Westfalen (LDI NRW).
Besteht die Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir jedoch Ihre Aufnahme in den Bewerbungsprozess ablehnen müssen.
BESONDERE INFORMATIONEN
In diesem Abschnitt – Besondere Informationen – möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des jeweiligen Bewerbungsprozesses informieren.
Die nachfolgend dargestellten Verarbeitungstätigkeiten betreffen stets den Bewerber.
Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?
Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt oder über von Ihnen beauftragte Personen erhalten:
- Stammdaten: Geschlecht, Name, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse;
- Falls vom Bewerber im Lebenslauf angegeben: u.a. Geburtsdatum, -ort,-land und ggf.– name, Staatsangehörigkeit, Familienstand;
- Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum (Nur im Falle einer Bewerbung für einen Praktikumsplatz);
- Daten über die Ausbildung (u.a. Schule, Universität, betriebliche Ausbildung);
- Daten über außerberufliche Interessen: Hobbies, ehrenamtliches Engagement;
- Daten über den Inhalt ehemaliger/aktueller Arbeitsverhältnisse, z.B. Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen (Diese Daten können sich aus Ihrem Anschreiben / Lebenslauf / beigefügten Arbeitszeugnissen ergeben);
- Passbild / Portraitbild;
- Anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse;
- Kommunikationsdaten: Inhalte persönlicher oder telefonischer Gespräche und sonstige Daten, die im Rahmen der Kommunikation (z.B. bei E-Mail-Korrespondenz oder telefonischen Rückfragen unsererseits) mit Ihnen anfallen;
- Datenschutzrechtliche Erklärungen:
a) Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten;
b) Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen;
c) Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten;
d) Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen und zu den folgenden Zwecken:
a) Zweck: Zur Vertragsanbahnung und Kommunikation mit der betroffenen Person
b) Verarbeitete Daten / Kategorien: Stammdaten, Daten wie der Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Passbild, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten. Anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Ihren Zeugnissen.
c) Rechtsgrundlage: Art.6 Abs. 1 lit. b EU-DS-GVO
d) Zweck: Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden Daten in die Personalakte des Betroffenen gespeichert. Diese Daten dienen dann als Grundlage für die spätere berufliche Entwicklung des Betroffenen (z.B. Erkennen von Fortbildungs-, Weiterentwicklungsmöglichkeiten je nach Vorkenntnissen, Beförderungsmöglichkeiten je nach vorhandenen Qualifikationen etc.)
e) Verarbeitete Daten / Kategorien: Stammdaten, Daten wie der Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten. Anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Ihren Zeugnissen.
f) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO
g) Zweck: Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden die Daten außerdem zur Missbrauchskontrolle in die Personalakte des Betroffenen gespeichert.
h) Verarbeitete Daten / Kategorien: Stammdaten, Daten wie der Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten. Anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Ihren Zeugnissen.
i) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO
j) Zweck: Auf Grund des Bewerbungsprozesses können ggf. gegenseitige Rechtsansprüche (z.B. vorvertragliche Ansprüche, AGG-Ansprüche) entstehen. Die erhobenen Daten sind erforderlich zur geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung dieser (potentiellen) Rechtsansprüche
k) Verarbeitete Daten / Kategorien: Stammdaten, Kommunikationsdaten, Nutzungsdaten
l) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Unsere Entscheidungsfindung im Rahmen des Bewerbungsprozesses beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 EU-DS-GVO.
Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?
Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer betreffenden personenbezogen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der
EU-DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch
einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von
Artikel 4 Nr. 4 EU-DS-GVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen an
ingenhoven architects gmbh
z.Hd. Datenschutzbeauftragter
Plange Mühle 1
40221 Düsseldorf
oder per E-Mail an: datenschutz@ingenhovenarchitects.com
gerichtet werden. Ebenso können Sie auch dort die hier erteilten Einwilligungen zur Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten vollständig oder teilweise widerrufen, wie z.B. der Nutzung für weitere Stellen.
Stand: 01.04.2020